Beheer

Binnen het Digitaal Stelsel Omgevingswet zijn er diverse (stam)gegevens die beheerd moeten worden. Hierbij kan o.a. gedacht worden aan de (juridische) begrippen, werkingsgebieden, ambtsgebieden, werkzaamheden, activiteiten, regelbeheerobjecten en behandeldienst configuraties. Deze zaken zijn vanuit architectuur perspectief uitgewerkt in de processen en bedrijfsobjecten.
Daarnaast is informatie- en archiefbeheer inclusief het beheren van de informatieproducten een belangrijk thema binnen het DSO. Dit aspect is vanuit architectuur perspectief uitgewerkt in §8.1.
Dit hoofdstuk betreft het beheer van de applicatiecomponenten en onderliggende ICT infrastructuur binnen het DSO. De focus ligt vanzelfsprekend op de verantwoordelijkheid van de provincies en tracht de verschillende te beheren objecten te duiden en principes te geven als leidraad voor de inrichting van het beheer.

Beheerorganisatie

Beheer DSO-LV
Het ministerie van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties is verantwoordelijk voor het strategisch beheer van het Digitaal Stelsel Omgevingswet. Dit betekent dat het ministerie de rol en positionering van het digitaal stelsel voor de lange termijn bewaakt. En zorgt voor een goede samenhang tussen beleid en wetgeving.
Het Kadaster is verantwoordelijk voor het tactisch beheer van DSO-LV. Tactisch beheer heeft de regie over het operationeel beheer en over de doorontwikkeling.
De operationele beheerorganisaties zijn verantwoordelijk voor het operationeel beheer. Zij zorgen dat DSO-LV blijft werken en ondersteunen initiatiefnemers en overheden bij het gebruik. De operationele beheerorganisaties zijn de ontwikkelpartners die hebben gebouwd aan het DSO-LV.
De DSO-LV wordt vanaf 2019 beheerd zoals beschreven in de beheerovereenkomst en het beheerarrangement.
Binnen iedere provincie moet een medewerker aangewezen worden die aanspreekpunt is voor het tactisch en strategisch beheer van DSO-LV en daarvoor in IPO verband afstemt met de andere provincies.

Beheer LVBB
Het ministerie van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties is verantwoordelijk voor het strategisch beheer van de landelijke voorziening LVBB. KOOP is verantwoordelijk voor het tactisch beheer en operationeel beheer van LVBB.

Beheer andere componenten van DSO
Buiten het DSO-LV zijn er componenten die qua functionaliteit en qua content ook om beheer vragen. Dit beheer zal interbestuurlijk dienen te worden vastgesteld. Het gaat om de volgende componenten:

i-PDC: interbestuurlijke Producten en Diensten Catalogus
i-ZTC: interbestuurlijke Zaaktype Catalogus

Beheer lokale systemen
Ieder overheidsorgaan dat aansluit op DSO-LV is verantwoordelijk voor het beheer zijn eigen informatiesystemen en de aansluiting daarvan op het DSO-LV. De provincies zullen zelf in hun IV beheerorganisatie moeten aanpassen op de veranderingen en nieuwe onderdelen als gevolg van de Omgevingswet en het DSO. Uiteraard kunnen de provincies het beheer van hun eigen informatiesystemen en/of de onderliggende ICT infrastructuur uitbesteden.

Gemeenschappelijke BeheerOrganisatie (GBO)
De Gemeenschappelijke BeheerOrganisatie (GBO) provincies is een van de units van BIJ12. GBO provincies is de gemeenschappelijke organisatie voor het beheer van gemeenschappelijke informatievoorzieningen van de provincies.
Daarnaast hebben de provincies BIJ12 de opdracht gegeven voor de bouw en het beheer van de informatieproducten m.b.t. Natuur en Externe Veiligheid.
De beheertaken van de GBO moet eventueel aangepast worden op de veranderingen en nieuwe onderdelen als gevolg van de Omgevingswet en het DSO.

Beheervormen

Hoewel veel provincies variaties van de bekende BISL, ASL en ITIL raamwerken hebben geïmplementeerd grijpen we in deze paragraaf terug op het onderliggende (eenvoudiger) beheermodel van Looijen.

Functioneel beheer: betreft de beheertaken voor het gebruik van de functionaliteiten binnen het DSO. Functioneel beheer richt zich op tactisch niveau op het inventariseren van wensen en eisen van gebruikers om deze na beoordeling voor realisatie aanleveren bij de leverancier. Functioneel beheer richt zich op operationeel niveau op taken zoals het autoriseren van medewerkers en het ondersteunen van deze medewerkers bij het gebruiken van de geboden functionaliteit. Ook het beheer van bepaalde stamgegevens is soms een taak van de functioneel beheerder. Functioneel beheer bevindt zich organisatorisch aan vraagzijde.
Applicatiebeheer: betreft het ontwikkelen en onderhouden (patches, updates) van applicaties. Het gaat om de softwarematige aspecten van een applicatie. Ook het omgevingsbeheer (ontwikkel, test, acceptatie en productie) is een belangrijk aandachtspunt van de applicatiebeheerder.
Technisch beheer: omvat alle taken die nodig zijn voor het installeren, accepteren en operationeel maken en houden van de applicaties en onderliggende technische infrastructuren.

Voor ieder te beheren object in het DSO, of dit nu binnen de landelijke voorziening of lokaal bij een aangesloten organisatie belegd is, dienen de drie beheervormen ingericht te worden.

Beheerobjecten

Zoals al in H5 en H6 beschreven zijn er diverse onderdelen (beheerobjecten) die of nieuw of gewijzigd zijn als gevolg van de Omgevingswet. In deze paragraaf worden de nieuwe of gewijzigde objecten nog een keer kort opgesomd inclusief de benodigde aandacht voor het beheer.

GIS-systeem: Het GIS-systeem wordt onder de Omgevingswet gebruikt voor het analyseren en vaststellen van werkingsgebieden en het beheren en ontsluiten van (basis)informatie over Geo-objecten. Hoewel het GIS-systeem bij alle provincies al geruime tijd een onmisbare rol in neemt heeft, zorgt de Omgevingswet voor een toename van het belang van dit systeem. Het GIS-systeem verwerkt brondata die aangeleverd moet worden voor de informatieproducten. De Geo data moet, nog meer dan voorheen, aantoonbaar voldoen aan de gestelde kwaliteitscriteria. Een groot deel van het GIS-systeem is on-premise geïnstalleerd en gehost bij de provincies. Deze toegenomen kwaliteitseisen zullen ook impact hebben op het functioneel, applicatie en technisch beheer.

Participatiesysteem: Het participatiesysteem is geïntroduceerd voor de, onder de Omgevingswet verplichte, participatie bij de totstandkoming van plannen. Voorheen vond participatie veelal via fysieke ontmoetingen plaatst. Te verwachten valt dat een deel daarvan ook en zelfs effectiever plaats kan vinden via digitale (online) kanalen. Ook als een provincie al in het bezit is van een participatiesysteem dan zal deze door de Omgevingswet een grotere rol krijgen. Het beheer van het participatiesysteem vraagt zeker aandacht van de provincies. Advies is om gebruik te maken van een SaaS-oplossing om daarmee het technisch- en applicatiebeheer uit te besteden aan de leverancier. Het functioneel beheer zal zeker wel door de provincie ingericht moeten worden. Mogelijk kan met de andere bestuursorganen in de regio gezamenlijk hetzelfde participatiesysteem gebruikt worden en kan daarmee ook de beheerlast verdeeld worden.

Plansysteem: Het plansysteem is niet nieuw voor de provincies. Wel werd deze tot nog toe met name gebruikt voor het beleidsthema “ruimtelijke ordening”. Onder de Omgevingswet zal het plansysteem ook gebruikt gaan worden voor andere (onder de Omgevingswet vallende) beleidsthema’s. Dit betekent dat er meer (beleid en geo) medewerkers gaan werken met het systeem. Dit heeft impact op het functioneel beheer. Voor het publiceren van de omgevingsplannen worden landelijke voorzieningen gebruikt. Het plansysteem bij de provincie hoeft niet hoog beschikbaar te zijn en 24x7 openstelling te hebben. Uiteraard is de beschikbaarheid tijdens een gepland moment van publicatie naar LVBB wel van belang.

Regelbeheersysteem: Het regelbeheersysteem is nieuw voor de provincies. Echter het configureren van de “logica” voor de bestaande e-formulieren gezien worden als een soortgelijk aan het opstellen en onderhouden de toepasbare regels. Een deel van de e-formulieren van de provincie zullen komen te vervallen. Voor het nieuwe regelbeheersysteem zal het beheer ingericht moeten worden. Advies is om gebruik te maken van een SaaS oplossing om daarmee het technisch- en applicatiebeheer uit te besteden aan de leverancier. Het functioneel beheer zal zeker wel door de provincie ingericht moeten worden.
Het daadwerkelijk gebruiken van de toepasbare regels in een online vergunningenchecker of aanvraagformulier worden landelijke voorzieningen gebruikt. Het Regelbeheersysteem bij de provincie hoeft niet hoog beschikbaar te zijn en 24x7 openstelling te hebben. Uiteraard is de beschikbaarheid tijdens een gepland moment van publicatie naar LVBB wel van belang.

Vergunningsysteem: Het vergunningsysteem (eventueel gecombineerd met het zaak- of processysteem) is niet nieuw binnen de provincies. Wel zal de inrichting aangepast of uitgebreid moeten worden als gevolg van de intensievere ketensamenwerking onder de Omgevingswet. Denk daarbij o.a. aan de meervoudige aanvragen. Ook het toepassen en inrichten van de iPDC en iZTC zal consequenties hebben. De wijzigingen zullen mogelijk impact hebben op de beheeractiviteiten.

Enterprise Service Bus: De enterprise service bus (ESB) van de provincies zal hoogst waarschijnlijk een belangrijke rol spelen bij de koppeling met de landelijke voorzieningen. Zoals in H6 beschreven is er sprake van een aantal nieuwe koppelingen. Omdat de behandeltijd van een verzoek sterk is verkort is mogen technische storingen niet voor dagen oponthoud zorgen. De juiste werking van de koppelingen met het DSO-LV moet daarom continue van begin tot einde gemonitord en gelogd worden. Als de verwerking van een inkomend bericht ergens stokt moeten de applicatiebeheerders daarover gesignaleerd worden.

Digikoppeling adapter(s): De belangrijkste, meest bedrijfskritische koppelingen met LVBB en DSO-LV verlopen via Digikoppeling. De Digikoppeling standaarden geven extra garantie voor de veiligheid en betrouwbaarheid in de interactie. Om op LVBB en DSO-LV aan te sluiten moeten de provincies een zogenoemde Digikoppeling adapter implementeren. Dit kan per gekoppeld systeem afzonderlijk of via de ESB centraal. ebMS is een protocol voor de overdracht van gegevens via Digikoppeling. Hierbij wordt voor iedere koppeling een Collaboration Protocol Agreement (CPA) geregistreerd in het CPA register bij Logius. De gegevens in dit register moeten worden beheerd.
Als een provincie een Digikoppeling adapter geïmplementeerd heeft die extern gehost wordt door een leverancier dan moet ze deze leverancier machtigen om namens de provincie deze adapter aan de sluiten.

PKIO certificaten: Voor de koppelingen zowel de Digikoppelingen als de API gebaseerde koppelingen zijn zogenoemde Public Key Infrastructure (PKI) Certificaten nodig. PKIOverheid-certificaten zijn digitale certificaten die moeten voldoen aan de eisen van de overheid. Er zijn diverse partijen waar PKIO certificaten gekocht kunnen worden. De certificaten moeten op tijd verlengt worden.

Beheerprincipes

De volgende beheerprincipes zijn relevant.

Beheerprincipe
OWAPB01 DSO-LV heeft een aanspreekpunt: Er is een landelijk aanspreekpunt bij vragen over DSO-LV. Gebruikers van vragenformulieren en bevoegde gezagen die toepasbare regels aanleveren hebben één aanspreekpunt bij vragen en problemen. Onderbouwing: Duidelijke beheerafspraken. Gevolg: De landelijke serviceorganisatie voor Toepasbare Regels ondersteunt als het inhoudelijke vragen (werking) van Toepasbare regels betreft (2e en 3e lijn support).
OWAPB02 De provincie heeft een aanspreekpunt voor authenticatie en autorisatie: Dit aanspreekpunt stemt af met de landelijke beheerorganisatie over authenticatie en autorisatie van eindgebruikers van de provincie. Onderbouwing: Dit is een aansluitvoorwaarde uit Aansluitvoorwaarden DSO-LV (zie referentie [51]. Gevolg: Het beheer van de aansluitingen op DSO-LV verloopt getrapt: er is een landelijke beheerorganisatie (SBO bij BZK; TBO bij Kadaster) en elke aangesloten partij heeft voor het TBO een aanspreekpunt die zorgt voor authenticatie en autorisatie van de gebruikers. De provincie dient ook zo’n aanspreekpunt te benoemen.
OWAPB03 Beheerfunctionaliteit is primaire functionaliteit: De beheerder van de voorziening kijkt niet alleen naar het systeem in eigen beheer, maar ook naar andere onderdelen waarmee gecommuniceerd wordt binnen DSO-LV. Onderbouwing: De gebruiker van de voorziening DSO-LV hoeft zich niet te verdiepen in de oorzaak van een geconstateerd issue in een bepaalde gebruikerstoepassing van de voorziening. Gevolg: Als de voorziening DSO-LV niet bereikt kan worden, wordt met de beheerder van de DSO-LV contact opgenomen. Vanuit de voorziening DSO-LV wordt tweedelijns ondersteuning geleverd vanuit de beheerder van een gebruikerstoepassing van DSO-LV (zoals de SWF). Incidenten m.b.t. de voorziening DSO-LV worden gemeld bij de centrale serviceorganisatie van DSO-LV en de status en afhandeling van de incidenten worden vanuit dat centrale punt teruggekoppeld aan de melder van het incident.
OWAPB04 Gezamenlijk ontwikkelen betekent gezamenlijk beheren: Gezamenlijk door Provincies ontwikkelde bouwstenen worden ondergebracht bij een gemeenschappelijke beheerorganisatie. Onderbouwing: Gemeenschappelijk gebruik leidt tot kostenvermindering en toekomstvastheid. Gevolg: Voor het gezamenlijk beheren van bouwstenen is BIJ12-Provincies de logische eerste keuze. Indien gekozen wordt voor gezamenlijke vragenbomen dan dient de afweging te worden gemaakt waar het beheer te beleggen. Indien gekozen wordt voor gezamenlijk gebruik van begrippen in de stelselcatalogus dan dient de afweging te worden gemaakt waar het beheer te beleggen.
OWAPB05 Spreek beheer van configuraties af: Maak regionaal afspraken over het beheer van configuraties voor het doorzetten van verzoeken aan uitvoerende instanties en het beheer van toepasbare activiteiten. Onderbouwing: Deze configuraties raken meerdere overheidsorganisaties en meerdere bedrijfsfuncties (beleid, vergunningverlening). Voor de initiatiefnemer is eenduidigheid van de vragenbomen van de regio van belang. Voor de initiatiefnemer en de uitvoerende instanties als de omgevingsdiensten is eenduidigheid van de behandeling van verzoeken en de samenwerking daarin van belang. Gevolg: Configuraties voor het behandelen van verzoeken vragen om regionale afstemming met de uitvoeringsdiensten. Het gebruiken van activiteiten en werkzaamheden in vragenbomen vraagt om harmonisering van de informatie met gemeenten en waterschappen in de regio. Ook de optimale invulling van aansluitpunten in de vragenbomen vragen om afstemming met gemeenten, waterschappen en Rijk. Leg dus focus op: activiteitenstructuur (functionele structuur) aan te leveren in de STOP/TPOD standaard; registratie van toepasbare activiteiten, werkzaamheden en aansluitpunten in de RTR conform de STTR-standaard; configuraties voor behandeldiensten en omgevingsoverleg.
OWAPB06 Eigenaar is eindverantwoordelijk voor beheer: Het eigenaarschap van een object (proces, registratie, applicatie etc.) brengt verantwoordelijkheid voor het functioneel beheer van dat object met zich mee. Onderbouwing: De eigenaar is volledig verantwoordelijk voor de kwaliteit van het product / dienst, proces en gegeven. De eigenaar dient het beheer te organiseren. Gevolg: Eerst het eigenaarschap bepalen. Vervolgens dient de eigenaar zijn verantwoordelijkheid te nemen om het beheer in te regelen.
OWAPB07 Gegevenseigenaarschap betekent gegevensbeheer: Elk gegeven kent een eigenaar en een beheerder. Degene die verantwoordelijk is voor het tot stand komen van data is ook verantwoordelijk voor het beheren van die data. Onderbouwing: Beleggen van eigenaarschap is nodig om afspraken te kunnen maken, om aan te kunnen geven dat gegevens niet in orde zijn of van onvoldoende kwaliteit en te wijzen op verantwoordelijkheden. Om metadata vast te leggen is kennis nodig van de data. Die kennis ontstaat tijdens processen waarin de data wordt ontwikkeld. Gevolg: Onderken welke processen er zijn rond (meta-)databeheer en beleg de verantwoordelijkheden (eigenaarschap/beheer).

Beheerstandaarden

Er zijn geen specifieke beheer standaarden benoemd buiten hetgeen in het hoofdstuk Grondslagen is beschreven.

PETRA online

OW-beheer