OW-duto

Terug naar inhoudsopgave thema

Terug naar Omgevingswet compliance

Duurzaam toegankelijk

In de visie op het digitaal stelsel (zie referentie [1]) is archivering één van de uitgangspunten. Gesteld is dat elk overheidsorgaan een zorgplicht heeft voor de duurzame toegankelijkheid van informatie die het ontvangt en maakt.

In de doelarchitectuur (zie referentie [3]) is dit vertaald naar het principe “Archivering bij de bron”: Een bestuursorgaan die verantwoordelijk is voor processen waarin gegevens worden ontvangen of ontstaan, is de zorgdrager in de zin van de Archiefwet en verantwoordelijk voor de duurzame toegankelijkheid van die gegevens. In de Archiefwet wordt een dergelijke overheidsorganisatie aangeduid als zorgdrager. Binnen het digitaal stelsel zullen gegevens worden ontvangen door of ontstaan in meerdere applicaties en registraties. De bestuursorganen zijn als zorgdragers verantwoordelijk voor de archivering en de eigen archieffunctie.

Landelijke voorzieningen

Het Digitaal Stelsel Omgevingswet is een combinatie van landelijke voorzieningen en lokale voorzieningen van de overheidsorganen. Een overheidsorgaan is en blijft zorgdrager voor de informatie die ze met behulp van een landelijke voorziening, ontvangt of creëert ten behoeve van de uitvoering van haar taken.

De landelijke voorzieningen (DSO-LV) bevatten niet voldoende faciliteiten voor duurzaam toegankelijke informatie. Ook heeft de bijbehorende beheerorganisatie gekozen om niet gemandateerd te willen worden voor de uitvoering van het duurzaam toegankelijk beheren van de informatie waarvoor de overheidsorganen zorgdrager zijn. Dit betekent dat de informatie waarover een overheidsorgaan het zorgdragerschap heeft, slechts tijdelijk in de landelijke voorziening kan verblijven.

De beheerorganisatie heeft wel tijdelijk de verantwoordelijkheid voor het beheren van de informatie van overheidsorganen zolang deze is vastgelegd in DSO-LV. Het gaat dan om het garanderen de beschikbaarheid (toegankelijkheid), integriteit en vertrouwelijkheid van de informatie zolang deze zich bevindt in DSO-LV én het faciliteren van de mogelijkheid om de informatie te classificeren direct bij het ontstaan ervan (bijv. een aanvraag of melding door een initiatiefnemer).

De informatie waarover een overheidsorgaan het zorgdragerschap heeft moet, na een vooraf bepaalde periode, weer “overgenomen” worden van DSO-LV naar (eigen) informatievoorzieningen die wél de faciliteiten bevatten voor duurzaam toegankelijk informatiebeheer.

Lokale voorzieningen

Wat een overheidsorgaan in het digitaal stelsel moet doen is niet anders dan in andere situaties, zoals bij de introductie van een nieuwe registratie of applicatie waarin informatie zit die ze ontvangt of zelf maakt. Ook hier gaat het om het aanvullen van het informatiemodel waarin alle informatieobjecten zijn beschreven, toepassen van afgesproken standaarden voor metadatering (zie §8.4), het toepassen van selectielijsten voor het bewaren en vernietigen van informatie, het opvolgen van richtlijnen voor de inrichting van e-depots en het inrichten en uitvoeren van activiteiten voor vervreemden, vernietigen, overdragen en bewaren van informatie.

Keten in het digitale stelsel

Een overheidsorgaan neemt deel aan verschillende ketens in het digitaal stelsel:

• Keten ‘van plan tot publicatie’
• Keten ‘van juridische regel tot vragenboom’
• Keten ‘van idee t/m afhandeling’
• Keten ‘van vraag tot informatie’
  

De keten ‘van juridische regel tot vragenboom’ is feitelijk onderdeel van de keten ‘van plan tot publicatie’. Om deze (nieuwe) keten specifiek aandacht te geven is deze afgezonderd.

De bijdrage die architectuur aan het thema duurzaam toegankelijk levert is duiden op welke plaatsen in de ketens specifieke aandacht nodig is door de provincie als zorgdrager van haar informatie in het gehele digitale stelsel. Daarvoor worden de verschillende ketens in het digitaal stelsel langsgelopen. Dit is gedaan aan de hand van de bedrijfsobjecten die in de keten een rol spelen. Aan de hand hiervan zijn eerst uitgangspunten benoemd die duiden hoe de verantwoordelijkheidsverdeling voor duurzame toegankelijkheid ligt. Op basis daarvan zijn de aandachtspunten voor de provincies benoemd.

Keten 'van plan tot publicatie'

Uitgangspunt: de provincie maakt/wijzigt haar regelingen (zoals de Omgevingsvisie, Omgevingsprogramma’s en de Omgevingsverordening) en neemt daar besluiten over. De provincie geeft instructie voor publicatie van de besluiten van haar regelingen. KOOP ontvangt de informatie van de provincie en maakt daarmee officiële publicaties en serviceproducten zoals de geconsolideerde regeling.

De provincie is zorgdrager voor de informatie die ze ontvangen of gemaakt heeft in het proces tot aan de aanlevering van informatie ter publicatie. KOOP is vervolgens zorgdrager voor de informatie die ze ontvangen heeft én de door haar afgeleide informatie.

Het fenomeen meervoudig bronhouderschap is opgelost door onderscheid te maken tussen enerzijds: het omgevingsdocument met daarin het besluit van het bestuursorgaan dat ingrijpt op een regeling van een ander bestuursorgaan, en anderzijds: het omgevingsdocument waarmee het andere bestuursorgaan dit verwerkt in haar eigen regeling. Een provincie kan bijvoorbeeld een voorbereidingsbesluit nemen dat ingrijpt op het omgevingsplan van een gemeente. Beide zijn verantwoordelijk voor het beheer van de informatie ontvangen en gemaakt (waaronder het omgevingsdocument) in hun eigen proces.

Een provincie is ook zorgdrager voor een ontvangen gerechtelijke uitspraak en de informatie die ontstaat bij de verwerking daarvan.

Aandachtspunten:

• Inrichten plansysteem voor duurzaam toegankelijk informatiebeheer;
• Inrichten geodata registratie van het gebruik van ondergronden voor duurzaam toegankelijk informatiebeheer;
• Dossier planvormingsproces inclusief de participatie informatie o.a. t.b.v. verantwoording;
• De verwerkingen rondom het fenomeen meervoudig bronhouderschap inregelen volgens bovengenoemde uitgangspunt;
• De verwerkingen rondom gerechtelijke uitspraken inregelen volgens bovengenoemde uitgangspunt.

Keten 'van juridische regel tot vragenboom'

Uitgangspunt: de provincie maakt de juridische regels en vertaalt deze middels samenhangende toepasbare regels in een vragenboom met vragen en toelichtingen in gewone-mensentaal. Een initiatiefnemer m.b.v. een vergunningscheck functie controleren of voor de door hem/haar voorgenomen werkzaamheden op die locatie een vergunningsplicht geldt. De initiatiefnemer wordt daarvoor door een boom van vragen geleid om na het beantwoorden daarvan een conclusie voorgeschoteld te krijgen. De toepasbare regels van de verschillende regelgevende instanties leveren samen de vragen voor die vragenboom. Daarnaast bevatten de toepasbare regels ook de indieningsvereisten voor de stukken die aangeleverd moeten worden bij de aanvraag of melding. De provincie is daarmee zorgdrager voor de door haar gemaakte toepasbare regels en het resulterende serviceproduct. Landelijk contentbeheer beheert de samengestelde vragenboom en de geharmoniseerde werkzaamheden en is daarmee verantwoordelijk voor deze samengestelde informatie.

Tenslotte wordt in deze keten ook de routering van het verzoek naar het bevoegd gezag en de behandeldienst geregeld. De routering wordt vastgelegd in de stap ‘Definiëren toepasbare regel'.
De stap ‘Uitvoeren toepasbare regel' is in het landelijke loket geïmplementeerd middels de vergunningcheck en de functionaliteit om een verzoek in te dienen.

Aandachtspunten:

• Inrichten regelbeheersysteem voor duurzaam toegankelijk informatiebeheer;
• Inrichten van configuraties van behandeldiensten en omgevingsoverleg voor duurzaam toegankelijk informatiebeheer;
• Inrichten van het wijzigingsproces voor de lijst van mogelijke werkzaamheden: deze lijst wordt landelijk beheerd, provincies kunnen wijzigingsvoorstellen inbrengen. Het is aan te bevelen dat gecoördineerd te laten verlopen.
  

Keten 'van idee t/m afhandeling'

Uitgangspunt: de provincie ontvangt van de initiatiefnemer het verzoek via het landelijke loket DSO-LV, maakt daarvoor een zaak aan, behandelt het verzoek, verwerkt meldingen en informatieplichten, overhandigt vergunningen en legt klantcontacten vast. De provincie is zorgdrager voor alle door haar ontvangen en gemaakte informatie in het proces voor het behandelen van het verzoek.

De provincie vraagt eventueel bij de behandeling middels actieverzoeken ketenproducten van ketenpartners en ontvangt deze informatie. De provincie is daarmee dus ook verantwoordelijk voor het beheer van de ontvangen ketenproducten. De ketenpartners zelf zijn zorgdrager voor de door hen ontvangen en gemaakte informatie tijdens de afhandeling van het actieverzoek inclusief het door hen opgeleverde ketenproduct. De provincie kan zelf ook ketenpartner zijn. Zowel de klant als de ketenproducten zijn gedefinieerd in de interbestuurlijke producten en diensten catalogus (iPDC).

Aandachtspunten:

• De DSO-LV Werkmap is niet ontworpen als zaakdossier. Wordt (automatisch) opgeruimd na afloop behandeling. Verzoekinformatie z.s.m. overnemen in eigen zaakdossier.
• Een verzoek kan met het ‘doel’ vooroverleg ingediend worden. Hetzelfde verzoek (nummer) kan later met als doel ‘aanvraag’ ingediend worden.
• De samenwerkmap is (zolang deze niet federatief is opgezet) niet bedoeld om informatie duurzaam toegankelijk in te beheren. De samenwerkmap wordt na de samenwerking opgeruimd. Iedere samenwerkpartner is verantwoordelijk voor de synchronisatie van de relevante informatie tussen eigen zaakdossier en de samenwerkmap en omgekeerd.
• Het is van belang dat alle ketenpartners het verzoeknummer afkomstig van de DSO-SWF vastlegt als metadata in het eigen zaakdossier. Ook bij het aangaan van een samenwerking en bij het versturen van een actieverzoek naar een ketenpartner moet het zaaknummer van de verzoekende partij meegegeven worden zodat de ontvangende partij dit zaaknummer kan vastleggen als metadata in haar (sub)zaakdossier.
  

Keten 'van vraag tot informatie'

Uitgangspunt: In de keten van vraag tot informatie is de zogenoemde ‘Leverancier van Omgevingsinformatie’ (LvO) de intermediair tussen de behoeftestellers en de bronhouders. De LvO’s leveren o.b.v. brondata van diverse bronhouders landelijk dekkende Informatieproducten zoals de IKN en de Risicokaart.

De eisen ten aanzien van de gegevenskwaliteit en de kwaliteit van de metadata zijn daarin een bepalend onderwerp. Het is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de LvO en de provincies als bronhouders om daarin tot afspraken te komen. Het monitoren van de kwaliteit van de gegevens en de meta is de verantwoordelijkheid van de LvO, in feite is dit het toetsen of de gemaakte afspraken worden opgevolgd.

In het geval dat de provincie zelf data inwint dan is ze daar bronhouder voor. De provincie is zorgdrager voor deze brondata/informatie. De provincie levert brondata aan bij de LvO die het informatieproduct samenstelt. De LvO doet dit vanuit een aangewezen verantwoordelijkheid of in mandaat namens de bevoegde gezagen die de brondata leveren. De LvO is daarmee zorgdrager voor de informatie van het door hen gemaakte informatieproduct.
Het kan voorkomen dat een LvO een samengesteld informatieproduct samenstelt. Dit informatieproduct is dan gebaseerd op meerdere informatieproducten van andere LvO’s en brondata van bronhouders. De LvO die het samengestelde informatieproduct samenstelt is zorgdrager voor die informatie.

Het kan ook zijn dat een individuele provincie zelfstandig brondata als een informatieproduct beschikbaar stelt aan het digitaal stelsel. In die situatie is de provincie zorgdrager zowel de brondata als informatieproduct.

Aandachtspunten:

• Inrichten van applicaties en registraties voor brondata voor duurzaam toegankelijk informatiebeheer. Dit omvat inwinnen, registreren en uitleveren van brondata;
• Afspraken maken tussen LvO en bronhouders over de verantwoordelijkheid voor de metadata van de brondata in relatie tot de metadata van het informatieproduct;
• Toezien op de inrichting van duurzaam toegankelijk informatiebeheer door een LvO als de LvO dit doet in mandaat namens de provincie;
• Inrichten van applicaties en registraties voor brondata en informatieproduct voor duurzaam toegankelijk informatiebeheer in het geval dat een individuele provincie zelfstandig brondata als een informatieproduct beschikbaar stelt aan het digitaal stelsel. Dit omvat inwinnen, registreren en uitleveren van brondata en samenstellen en ontsluiten van informatieproduct;
• Inrichten van het beheer van afspraken over de gegevenskwaliteit en de kwaliteit van de metadata en de monitoring van die afspraken.