Procesarchitectuur

Deze sectie van de PETRA-wiki gaat over procesarchitectuur. Hieronder is de eerste uitwerking te vinden van de referentie-architectuur en is opgesteld door een werkgroep binnen PPA in de periode januari - oktober 2022.

Model

Het bedrijfsprocescluster model van de gezamenlijke provincies ziet er als volgt uit:

Processen visual

Het Archimate model:

Groep met besturende bedrijfsprocessen/-clusters. (Grouping) Sturende processen Dit betreft de processen die (aan de hand van het bestuursakkoord) zorgen voor de visie en strategie van de ambtelijke organisatie. Het gaat dan om visie en strategie op 'concernniveau'. Denk hierbij aan het leveren van input voor het College Uitvoerings Programma, het bepalen van de (voor de ambtelijke organisatie) prioritaire concernopgaven. Onderwerpen zijn; energie, klimaat, verstedelijking, landelijk gebied en 'digitaliseringsopgave/data-gedreven werken') en het neerzetten van de door de ambtelijke organisatie te behalen ambities. Ook het Lobby-beleid valt hieronder. De uitwerking van de digitaliseringsstrategie/datagedreven werken gebeurt o.a. door het opstellen van beleid op het gebied van procesmanagement en (enterprise) architectuur. Visies en strategieën op individuele onderwerpen zijn onderdeel van de desbetreffende inhoudelijke processen. (BusinessProcess) Bepalen Visie en Strategie van de Ambtelijke Organisatie Dit betreft de processen die zorgen voor de inrichting van de ambtelijke organisatie. Denk hierbij aan processen voor het Mandaatbesluit, het beheren van verbonden partijen en samenwerkingsverbanden, maar ook processen gericht op de gewenste werkwijze van de organisatie (bv. een besluit tot groei van de formatie of een besluit tot opgavegericht werken). Ook de Commissie Bezwaar en Beroep en zaken aangaande het functioneren van de provincie, bijvoorbeeld immateriële klachten van burgers, bedrijven of instellingen die zich niet juist bejegend voelen door de provincie of rondom klokkenluiders of integriteit horen onder dit procescluster. Materiele klachten (bijv. over provinciale wegen) en bezwaar/beroep op een inhoudelijke zaak worden ondergebracht bij het betreffende inhoudelijke proces. Concrete(re) personeels- en organisatieaangelegenheden zoals een reorganisatieproces of HR-/Wervingsbeleid worden ondergebracht bij het ondersteunende proces 'leveren personeelsdiensten'. (BusinessProcess) Inrichten Ambtelijke Organisatie Dit betreft de processen die zorgen voor Planning, Controle en Verantwoording op concern-/sturend niveau. Onderdeel hiervan is het bekende 'P&C - Planning en Control' proces: de jaarcyclus waarbij de ambtelijke organisatie input levert voor producten als de begroting, jaarrekening, voorjaars-/zomer-/najaars/kader-/perspectiefnota's en bestuursrapportages. Daarnaast wordt onder dit proces ook de bredere context van controle en verantwoording bedoeld met producten als jaarplannen en managementdashboards. Planning en controle op individuele onderwerpen (bv. projecten) vindt binnen dat betreffende proces zelf plaats. Dit kan wel input leveren voor het Planning en Control proces op concern-/sturend niveau. (BusinessProcess) Uitvoeren Planning en Control Primaire bedrijfsprocessen/-clusters provincies. (Grouping) Primaire processen Groep met beleidsprocessen/-clusters van de provincies. (Grouping) Beleidsprocessen Dit betreft de processen waarmee de langetermijnvisie (denk aan een tijdshorizon van 8-30 jaar) op een beleidsopgave gevormd worden. Het gaat om beleid van de provincie waar inwoners, bedrijven, instellingen en/of medeoverheden direct iets van merken (dus niet om zaken als personeelsbeleid van de ambtelijke organisatie). De Visie op beleid is een wenkend toekomstperspectief en een algemeen beeld van de gewenste maatschappelijke situatie, bijvoorbeeld een Omgevingsvisie. Gedeputeerde Staten stellen Visies op beleid op, Provinciale Staten stellen Visies op beleid vast. De Ambtelijke organisatie helpt Gedeputeerde Staten door het productiewerk uit te voeren: schrijven, onderzoeken, analyseren, participatie organiseren etc. (BusinessProcess) Vormen Visie Beleid Dit betreft de processen waarmee een vertaling van Visies op Beleid naar Beleidsprogramma's en verordeningen wordt gemaakt: van de maatschappelijke doelen uit een Visie naar de beleidsdoelen en daartoe te behalen resultaten van een programma. Anders gezegd: het is de vertaling van de langetermijndoelen naar middellangetermijndoelen (denk aan een tijdshorizon van 4-8 jaar). (BusinessProcess) Ontwikkelen Beleid Dit betreft de processen waarmee Beleidsprogramma's vertaald worden naar concrete, uitvoerbare programma's, projecten en werkpakketten voor uitvoeringsprocessen. Denk aan een tijdshorizon van 4 jaar. (BusinessProcess) Operationaliseren Beleid Dit betreft de processen waarmee beoordeeld wordt of beleid of de uitvoering ervan bijgesteld moet worden. Dat houdt in dat beleid en uitvoering gemonitord worden en dat de uitkomsten van het monitoren van beleid verwerkt worden tot een adequate bijsturing. Als het beleid om bijstelling vraagt, dan zullen doelen en tijdspaden bijgesteld moeten worden. Als de uitvoering om bijstelling vraagt, zullen middelen, prioritering of werkwijze bijgesteld moeten worden. Evalueren Beleid is de "C" van "PDCA". De PDCA-cyclus is van toepassing op strategisch, tactisch als operationeel niveau. Dat betekent dat het langetermijnbeleid (Visie), middellangetermijnbeleid (programma) als korte termijn beleid (jaarplan/projectplan) kan betreffen. (BusinessProcess) Evalueren beleid subgroep met uitvoeringsprocessen/-clusters van de provincies. (Grouping) Uitvoeringsprocessen Dit betreft de processen rondom het behandelen en verlenen/afwijzen van vergunningen, ontheffingen en meldingen die door of namens de provincie worden behandeld. (BusinessProcess) Verlenen Vergunning Uitvoeren van toezicht op de naleving van regels en voorschriften die zijn opgelegd door de provincie. Bestuurs- of strafrechtelijk handhaven in geval van strijdige naleving. (BusinessProcess) Uitvoeren Toezicht en Handhaving (Deels) financieren van initiatieven in de samenleving, bijvoorbeeld via het vertrekken van subsidies, leningen of door participatie in deelnemingen. (BusinessProcess) Uitvoeren Subsidieverlening, Financiering en Participatie Uitvoeren van interbestuurlijk toezicht door de provincie op ketenpartners, adviseren, toetsen en bemiddelen op interbestuurlijke kwesties. (BusinessProcess) Uitvoeren Interbestuurlijke taken Bestuurlijk overleg en besluitvorming door Dagelijks Bestuur (Gedeputeerde Staten, Commissaris van de Koning en directie) inclusief stukkenloop, voorbereiding en publicatie. (BusinessProcess) Uitvoeren Bestuurlijk Overleg en Besluitvorming Alle activiteiten met betrekking tot het actief/passief ontsluiten/verstrekken van (open) data en informatie aan derden (BusinessProcess) Verstrekken en Ontsluiten Informatie Alle activiteiten met betrekking tot het voorbereiden, ontwikkelen en realiseren van infrastructuur, gebieden en vastgoedobjecten. (BusinessProcess) Ontwikkelen ruimtelijke gebieden en objecten Alle activiteiten met betrekking tot het onderhouden, beheren en exploiteren van infrastructuur, gebieden en vastgoedobjecten. (BusinessProcess) Beheren en exploiteren ruimtelijke gebieden en objecten Alle activiteiten met betrekking tot organiseren/realiseren Mobiliteit-openbaar vervoer. Daaronder vallen: - Consessiebeheer openbaar vervoer (bus, tram metro, boot, regionaal treinvervoer) - Concessiebeheer voor vraagafhankelijk vervoer (Flex-vervoer, zoals Halte-taxi, deelauto, hubs e.d.) - Realiseren van OV-infrastructuur (denk aan: opstappunten, P+R plekken) (BusinessProcess) Realiseren openbaar vervoer Stimuleren samenwerking tussen instellingen en organisaties in de provincie. Afleggen werkbezoeken bij de gemeenten in de provincie. Daarnaast heeft de commissaris een rol in het proces van benoeming of herbenoeming van burgemeesters. Ook zorgt de cvdK ervoor dat de behandeling van bezwaarschriften en klachten goed verloopt. (Bron: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/provincies/commissaris-van-de-koning) (BusinessProcess) Uitvoeren Rijksorgaan en Rijksheer-taken Commissaris van de Koning Toezicht houden op het beleidsproces van de provincie, en adviseren en bemiddelen bij bestuurlijke problemen in gemeenten. Daarnaast zit de CvdK de vergaderingen van Provinciale Staten voor. De commissaris is ook voorzitter van Gedeputeerde Staten. (Bron: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/provincies/commissaris-van-de-koning) (BusinessProcess) Uitvoeren Provincietaken Commissaris van de Koning Alle activiteiten ten behoeve van het ondersteunen van de griffie(-organisatie) met: - voorbereiden van vergaderingen van Provinciale Staten en Statencommissies, inclusief verspreiding van de daarvoor benodigde stukken. - Adviseren en ondersteunen van Provinciale Staten bij het vervullen van haar controlerende, kaderstellende en vertegenwoordigende functie. Bijvoorbeeld op het gebied van de vereiste procedures voor het indienen van moties, amendementen en initiatiefvoorstellen. - Communicatie voor de Provinciale Staten (BusinessProcess) Faciliteren Griffietaken Advisering en uitvoering van informatiebeheer en archivering om te voldoen aan de wettelijk verplichtingen met betrekking tot vindbaarheid, openheid en transparantie naar de maatschappij. Denk aan de Wet open overheid (Woo), Archiefwet en Wet hergebruik overheidsinformatie (Who). (BusinessProcess) Uitvoeren Duurzaam Toegankelijk Informatiebeheer Groep met ondersteunende bedrijfsprocessen/-clusters (Grouping) Ondersteunende processen Alle activiteiten die als doel hebben om belanghebbenden binnen en buiten de provincie te voorzien in de gewenste informatiepositie. Denk aan o.a. publiciteit en voorlichting. (BusinessProcess) Leveren Communicatiediensten Financiele administratie; administratief verwerken declaraties, facturenstromen, subsidiestromen. Verwerken betalingsverkeer uit deze stromen. Salarisbetalingen, vermogensbeheer en financiele advisering. (BusinessProcess) Leveren Financiele Diensten Uitvoeren processen van interne en externe werving en selectie, doorstroming en uitstroming en personeelsadministraties (wie, ziekte, verlof, tijd,beoordeling), faciliteren medewerkerontwikkeling (opleiding, training), advisering en strategisch personeelsplanning. (BusinessProcess) Leveren Personeelsdiensten De informatievoorziening is het geheel van mensen, middelen en maatregelen, gericht op het invullen van de informatiebehoefte met gegevens en functionaliteit, zoals die volgt uit de bedrijfsprocessen van de organisatie. - Het ervoor zorgen dat de informatiebehoefte van de hele organisatie in samenhang bekend is en is vertaald naar de optimale informatievoorziening. - Het adviseren over het toepassen van het beleid. - Toezien op correcte toepassing van het beleid. Invulling geven aan datagovernance, door o.a. datamanagement en beheren van brongegevens: alle activiteiten voor het integraal en beheerst verwerken van gegevens in een organisatie zowel op strategisch tactisch als operationeel niveau met als doel de gewenste kwaliteit en beschikbaarheid (inclusief publicatie open data) te realiseren. Binnen dit cluster vallen ook de ondersteunende activiteiten van informatie- en archiefbeheer: - Kwaliteitsmonitoring, bijdragen aan zaaktypenontwikkeling en -beheer - Archiefbeheer en archiefonderzoek - Beheer van de Berichtenbox en het registreren van fysieke post. (BusinessProcess) Leveren Informatie- en Technologiediensten Dit is een cluster van bedrijfsprocessen die gerelateerd zijn aan het bieden van advies en ondersteuning op het gebied van wet- en regelgeving. Dit zijn de bedrijfsprocessen die corresponderen met de bedrijfsfunctie Juridisch management. Het uitvoeren van bemiddeling, voeren van juridische procedures en het beslechten van geschillen. Ook de afhandeling van Woo-verzoeken valt hieronder (BusinessProcess) Leveren Juridische Diensten De activiteiten waarmee de organisatie betrouwbaar en klantvriendelijk ondersteund wordt met faciliteiten waaronder huisvesting, werkplekken en interne faciliteiten, zoals catering, receptie en gebouwbeveiliging. (BusinessProcess) Leveren Facilitaire Diensten Dit is een cluster van bedrijfsprocessen die gerelateerd zijn aan het verwerven van middelen en diensten en het bewaken van de afspraken hierover met de leverancier. Dit zijn de bedrijfsprocessen die corresponderen met de bedrijfsfunctie Inkoop- en contractmanagement. Betreft het opstellen van inkoopbeleid en inkoopvoorwaarden; het ondersteunen van de organisatie bij het handelen conform het beleid (o.a. aanbestedingen); het controleren op de juiste implementatie van het inkoopbeleid en het overeenkomstoverstijgend contractmanagement. (BusinessProcess) Leveren Inkoop- en Contractdiensten Dit is een cluster van bedrijfsprocessen die gerelateerd zijn aan het stimuleren van en toezien op voldoende informatieveiligheidsbewustzijn bij medewerkers. Dit zijn bedrijfsprocessen die corresponderen met de bedrijfsfunctie ‘Informatiebeveiligingsmanagement’: • Ontwikkelen van informatiebeveiligingsbeleid • Adviseren over (directe) informatieveiligingsonderwerpen • Toetsen naleven informatieveiligheidsbeleid, AVG en andere relevante wetgeving op het gebied van privacy. • Opstellen en beoordelen van verwerkersovereenkomsten • (Laten) uitvoeren van (externe) securitytests • (Laten) uitvoeren van Business Impact Analyses (BIA) • (Laten) monitoren van de totale infrastructuur en landschap op bedreigingen en hierop direct acteren. (BusinessProcess) Leveren Informatiebeveiligingsdiensten Deze svg is op 31-05-2024 10:49:57 CEST gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2024 ArchiXL. ArchiMedes 31-05-2024 10:49:57 CEST




   
   

   
   

Doel

De toepassingsmogelijkheden van de procesarchitectuur is breed en het gebruik is niet alleen gelimiteerd tot de architectuur functie, maar is vooral ook voor de organisatie (business) bedoeld.
De procesarchitectuur draagt bij aan integraal werken en helpt verkokering te voorkomen. Het kan gebruikt worden als basis om inzicht te geven in de impact van veranderingen op basis van bijv. strategische keuzen, kosten, baten, risico’s en knelpunten. Daarnaast is het ook een goed instrument om te gebruiken voor discussies rondom eigenaarschap en scope (van bedrijfsprocessen) en de afbakening van projecten. Het helpt de afstemming tussen processen, organisatie-onderdelen en informatiesystemen te verbeteren.

De procesarchitectuur dient als basis/kapstok voor meer gedetailleerde procesbeschrijvingen en zorgt ervoor dat deze een duidelijke samenhang hebben en een soortgelijk abstractieniveau. Op basis van dit referentiemodel zijn provincies in staat om hun eigen procesmodel op te zetten en invulling te geven aan procesmanagement.

Scope

In deze versie van de procesarchitectuur is ervoor gekozen om alleen de clusters van bedrijfsprocessen van de ambtelijke organisatie en het dagelijks bestuur op te nemen. Dit betekent dat bedrijfsprocessen van Provinciale Staten (PS) en de Griffie buiten scope van dit model zijn geplaatst. We beschouwen PS als een black box. Ondersteuning van de griffie door de ambtelijke organisatie wel in scope. Hiermee komt indirect de ondersteuning van PS ook aan de orde.

Scope van de procesarchitectuur

Als hoogste niveau in de proceshiërarchie is Bedrijfsprocescluster gekozen. Ketenprocessen zijn buiten scope geplaatst, omdat we deze beschouwen als een samenwerking tussen organisaties (bedrijfsinteractie) en als een keten van bedrijfsprocessen van twee of meer organisaties.
Qua diepgang blijft deze eerste uitwerking op het hoogste niveau van proceshiërarchie. In de volgende uitwerking zullen we de laag van bedrijfsprocessen uitwerken.

Definitie 'proces'

Een proces is een mechanisme dat output maakt van input op een voorspelbare wijze. De wijze waarop een proces dat doet wordt bepaald door de inrichting (middelen) en door de sturing (stuurinformatie).

Definitie proces

De inrichting maakt dat de mensen met de juiste kennis en vaardigheden klaar staan om het proces uit te voeren, de machines (computers, strooiwagens etc.) beschikbaar zijn, alsmede alle andere benodigdheden om het proces uit te kunnen voeren. De sturing maakt dat de mensen geïnstrueerd en de machines geprogrammeerd zijn om de handelingen op de gewenste wijze en volgorde te verrichten. Op die manier is het voorspelbaarder hoe het eindproduct tot stand komt en met welke kwaliteit.

Doordat een proces gestuurd kan worden, komt meteen naar voren dat op waardetoevoeging gericht kan worden. Dat leidt tot de definitie uit de NORA [1]

Een proces is een geordende reeks van (in-)direct waarde toevoegende handelingen en oordelen door een mens of machine gericht op een bekend resultaat.

Binnen de definitie van een proces worden 3 typen processen onderscheiden: sturende, primaire en ondersteunende processen. Dit is voor vrijwel alle referentiearchitecturen gangbaar en is ook in lijn met best practices uit BIZBOK [2] (Business architecture Body of Knowledge). De PETRA hanteert voor deze begrippen dezelfde definities als de GEMMA:

Type Definitie Voorbeeld
Sturende processen De processen die zorgen voor het vormen van de strategie van de ambtelijke organisatie, en het programmeren en evalueren hiervan. Deze processen zijn door het voortbrengen van kaders en de doelen vooral gericht op het aansturen van de primaire processen van de provincie. Deze processen hebben interne klanten. Het proces "Opstellen Jaarplan"
Primaire processen Processen die gericht zijn op het door de organisatie leveren van toegevoegde waarde aan haar omgeving. Het zijn processen waaraan de organisatie haar bestaansrecht ontleent. Deze lopen van klant (aanvraag) en/of samenleving (maatschappelijke behoefte) tot diezelfde klant (product) en/of samenleving (effect in de stad). Deze processen hebben externe klanten. Het proces "Behandelen vergunning-aanvraag"
Ondersteunende processen Processen die resultaten voortbrengen die niet direct zichtbaar zijn voor de burger, maar essentiële ondersteuning leveren voor het effectief kunnen uitvoeren van de primaire processen, andere ondersteunende processen of de gehele organisatie. Deze processen hebben interne klanten. Het proces "Aanbesteden van goederen en diensten"

Proceshiërarchie

Processen bestaan op verschillende niveaus. Qua hiërarchie blijven we in lijn met GEMMA en kiezen ook voor:





   

   

Hier clusteren we sommige bedrijfsprocessen tot bedrijfsprocesclusters om het geheel overzichtelijk te houden. Het gaat dan bijvoorbeeld om bedrijfsprocessen die gelijksoortige/zelfde categorie producten of diensten voortbrengen of vergelijkbare (kern)taken betreffen (b.v. vergunningen, subsidies) Dit doet GEMMA ook en leidt eigenlijk tot een extra laag/lagen.

Als definities van deze lagen hanteren we:

Element Omschrijving
Bedrijfsproces Een bedrijfsproces (ook wel genoemd klant-tot-klantproces) is een onder verantwoordelijkheid van één organisatie (Provincie) uitgevoerde, geordende reeks werkprocessen, gerelateerd aan een interne of externe klant en gericht op het leveren van een dienst aan die klant.
Werkproces Een werkproces is een onder verantwoordelijkheid van één bedrijfsfunctie uitgevoerde, geordende reeks processtappen, gericht op het leveren van een deeldienst die een noodzakelijke of gewenste bijdrage levert aan een uiteindelijk aan de klant te leveren dienst.
Processtap Een processtap is een onder verantwoordelijkheid van één persoon (rol) handmatig of geautomatiseerd ononderbroken uitgevoerde, geordende reeks handelingen gericht op het bijdragen aan de levering van een deeldienst.
Handeling Kleinst mogelijke eenheid van werk, uitgevoerd door één persoon of machine op één plek op één moment.

Interprovinciaal bedrijfsprocesmodel

De volgende richtlijnen zijn gehanteerd bij het identificeren van de bedrijfsprocesclusters:

  • De primair e processen zijn in twee groepen verdeeld (beleidsprocessen, uitvoeringsprocessen) om duidelijk te maken dat ‘het maken van beleid’ een primair product van de provincie voor de buitenwereld is en niet de connotatie van ‘intern beleid’ heeft.
  • Onafhankelijkheid van producten / thema’s. In de bedrijfsprocessen benoemen we dus niet of het bijvoorbeeld over Natuur- of Energie Beleid gaat, maar houden we het op ‘Beleid’
  • De sturende processen zijn afgebakend op de Ambtelijke processen. Het bestuurlijke deel is buiten scope.
  • Herkenbaarheid. De onderkende bedrijfsprocesclusters moeten aansluiten bij de belevingswereld van het (top)management en de medewerkers. Dit is belangrijker dan een technisch perfect model.
  • Overzichtelijkheid. Het streven was maximaal 30 clusters te onderscheiden
  • Naamgeving van een bedrijfsprocescluster bestaat uit ‘werkwoord + zelfstandig naamwoord’

Beschrijving van het bedrijfsprocesmodel

Het canvas van het bedrijfsprocesmodel is onderverdeeld in drie lagen:

  1. Sturende processen
  2. Primaire processen
  3. Ondersteunende processen


Sturende processen Op de sturende laag hebben we ons beperkt tot de clusters die processen bevatten met betrekking tot de ambtelijke organisatie. Het bepalen van een visie en strategie gaat dus nadrukkelijk over de interne organisatie en betreft niet de Omgevingsvisie bijvoorbeeld. De politieke processen, waarbij GS (en PS) bestuurlijk overleggen en besluiten nemen, hebben we om die reden niet op de sturende laag opgenomen. Deze komen terug op de primaire laag.

Primaire processen Er is een visuele scheiding gemaakt tussen de clusters over ‘beleidsprocessen’ en ‘uitvoeringsprocessen’. Beide zijn primaire groepen clusters en leveren producten/diensten op voor de buitenwereld. De groep ‘beleidsprocessen’ moet hier dus niet verward worden met het opstellen van (intern) organisatiebeleid; dat is weergegeven op de sturende laag. Daarnaast zijn de primaire procesclusters niet gemodelleerd in een procesvolgorde.

Ondersteunende processen In de ondersteunende procesclusters zit ook een beleidsvormend aspect voor dat onderwerp of thema. Dit is dan wel intern georiënteerd, aangezien de ondersteunende processen(clusters) ter ondersteuning van de primaire en sturende procesclusters zijn. Een voorbeeld is: er wordt in de organisatie informatiebeveiligingsbeleid opgesteld, waarin kaders en afspraken staan t.a.v. informatiebeveiliging die gevolgen hebben voor medewerkers en applicaties. Deze beleidsvorming is op clusterniveau niet zichtbaar gemaakt, maar wordt – naar verwachting – duidelijk als het model een niveau dieper wordt uitgewerkt.

Beschikbare views

Van het provinciale bedrijfsprocesmodel zijn de volgende views beschikbaar:

Doorontwikkeling van het procesmodel

Dit is een eerste versie van het model. Hierbij focus alleen nog maar op de clusters en de toelichtingen over scope/reikwijdte en sturend/primair/ondersteunende processen. In later stadium willen we nog toevoegen:

# Omschrijving
1 De relatie tussen PDCA-cyclus en het procesmodel plotten.

Aparte PDCA cyclus op ondersteunende processen, maar daarnaast een gecombineerde over sturende en primaire processen?

Zie ook: http://123management.nl/0/020_structuur/a231_structuur_01_besturende_processen.html

2 Een aparte pagina opnemen op wiki over procesmanagement in het algemeen. Hierin ook info en uitleg over vb. BPMN
3 Procesmodel uitwerken naar de laag van bedrijfsprocessen. Levert dan een hoofd- en detailview op
4 Een uitwerking opnemen over ketenprocessen
5 Aanpassen van PETRA kennismodel m.b.t. de definities van bedrijfsproces, werkproces, processtap en handeling
  1. [1]NORA
  2. [2]Business architecture Body of Knowledge