Bedrijfsfunctiemodel

Een bedrijfsfunctiemodel is een model van de bedrijfsfuncties van een organisatie en beschrijft wat een organisatie doet onafhankelijk van hoe het wordt uitgevoerd. Het kijkt naar een organisatie als een verzameling van activiteiten die worden uitgevoerd en clustert deze tot logische eenheden op basis van bepaalde criteria (bijvoorbeeld kennis en competenties). De volgende definitie van bedrijfsfunctie wordt gehanteerd (grotendeels afgeleid van de Archimate standaard):

"Een groepering van intern gedrag van de organisatie op basis van bepaalde criteria waarmee de organisatie toegevoegde waarde wil creëren om een bedrijfsdoelstelling te realiseren."

Het model vormt een neutraal referentiekader waarin nog geen organisatie-specifieke keuzen staan. Aangezien organisaties in tijd meestal dezelfde activiteiten blijven uitvoeren is het model daardoor behoorlijk stabiel van aard. Veranderingen vinden vooral plaats op het niveau van bedrijfsprocessen, waarin bedrijfsfuncties op een specifieke manier worden ingevuld en met elkaar gecombineerd tot een stroom van activiteiten. Dit maakt het bedrijfsfunctiemodel structureel anders dan een procesmodel. Een procesmodel legt de nadruk op het afhandelen van gebeurtenissen door een specifieke volgordelijkheid van activiteiten aan de hand van specifieke bedrijfsregels. Het maakt het bedrijfsfunctiemodel ook wezenlijk anders dan een organogram van de organisatie. De organieke structuur, zoals vastgelegd in een organogram, verandert relatief vaak, niet in de laatste plaats door de wisselende politieke coalities en programma’s.

Interprovinciaal bedrijfsfunctiemodel

Op deze plek is het bedrijfsfunctiemodel te vinden.

De volgende richtlijnen zijn gehanteerd bij het identificeren van de bedrijfsfuncties. Hierbij is herkenbaarheid is erg belangrijk, de onderkende bedrijfsfuncties moeten aansluiten bij de belevingswereld van het (top)management en de medewerkers. Dit is belangrijker dan een technisch perfect model.

Richtlijn	Toepassing
Maak aparte functies voor activiteiten die het primaire proces besturen. Het gaat daarbij in het bijzonder om planning en controle.	Bedrijfsfunctie model is opgedeeld in besturende primaire en ondersteunende laag.
Maak aparte functies voor activiteiten die het primaire proces ondersteunen.	Bedrijfsfunctie model is opgedeeld in besturende primaire en ondersteunende laag.
Maak aparte functies voor activiteiten die veranderingen aanbrengen aan het primaire proces of de implementatie daarvan.	Bedrijfsfunctie model is opgedeeld in besturende primaire en ondersteunende laag.
Aparte functie voor de interacties met de verschillende omgevingsactoren.	Aparte bedrijfsfunctie Interactie geidentificeerd met sub-functies voor relatie management, klanten en partners.
Aparte functies voor product- en dienstgroepen. Algemener scheiding naar bedrijfsobject: Maak aparte functies voor een groep activiteiten, indien ze werken op een bepaald bedrijfsobject. Zo kunnen er functies zijn die betrekking hebben op facturen, op geldstromen, op offertes, op klantdossiers, etc.	Aparte sub-functies voor Subsidie- en Vergunningverlening.
Maak een aparte functie voor een groep activiteiten, indien deze activiteiten speciale: 1) vaardigheden, 2) expertise of 3) verantwoordelijkheden vereisen. Voorbeelden hiervan zijn juridische kennis, actuariële expertise, communicatieve vaardigheden of autorisaties voor het nemen van bepaalde beslissingen (fiattering).	Op hoofdniveau aparte bedrijfsfuncties voor Beleid – Uitvoering – Monitoring & Evaluatie cyclus.

Voor de naamgeving van bedrijfsfuncties zijn de volgende richtlijnen gevolgd:

• Laat de bedrijfsfuncties zoveel mogelijk eindigen op -management. We hebben ervoor gekozen om de functies zoveel mogelijk te duiden als een gedragsgroep of “discipline”. Bewust hebben we het Engelse woord gebruikt, omdat het woord ‘beheer’ voor te veel verwarring zou zorgen vanwege de connotatie ‘instandhouding’.
• Kies voor een zelfstandig naamwoord. Vb. ‘Kabinetszaken’ of ‘Beleid’
  

De toepassingsmogelijkheden van een bedrijfsfunctiemodel zijn breed en het gebruik van het bedrijfsfunctiemodel is niet alleen gelimiteerd tot de architectuur functie, maar is vooral ook voor de organisatie (business) bedoeld. Vanwege de stabiliteit van het model is het erg geschikt om gebruikt te worden als algemeen ankerpunt om andere modellen aan te relateren waarbij in eerste instantie nog niet gesproken wordt over organisatie- en IT-inrichting. De volgende mogelijke (niet gelimiteerd tot) toepassingsgebieden kunnen worden onderkend voor het bedrijfsfunctiemodel:

• Vertaling van strategie naar inrichting.
• Plotten kosten, baten, risico’s en knelpunten van de organisatie waardoor inzicht ontstaat waar prioriteiten voor verandering liggen.
• Heat mapping, bijvoorbeeld het plotten van een strategisch veranderbudget, strategische doelen of IT budget op de BFM.
• Ondersteuning programma- en projectportfolio management door deze te plotten op het bedrijfsfunctiemodel.
• Duiding impact van lijn(business) initiatieven. Hiermee wordt het bedrijfsfunctiemodel gebruikt als analyse instrument.
• Faciliteren strategische discussie over wat de onderscheidende en niet-onderscheidende kerncompetenties zijn van de organisatie om zo inzicht te geven voor kansen voor uitbesteding en samenwerkingsverbanden.
• Aangeven binnen de organisatie van logische eenheden en grenzen en daarmee tot waar de verantwoordelijkheden gaan en tot waar de activiteiten lopen. Dit biedt een hulpmiddel bij het uitvoeren van reorganisaties.
• Ankerpunt om andere modellen aan te relateren waarbij in eerste instantie nog niet gesproken wordt over organisatie- en IT-inrichting. Bijvoorbeeld eigenaarschap van onderliggende data en toepassingen in beeld.
• Bedrijfsfunctiemodel is de basis voor het gegevenslandschap omdat de bedrijfsobjecten gerelateerd worden aan de bedrijfsfuncties en daar vervolgens de gegevensobjecten aan gekoppeld worden.
• Uitgangspunt voor inrichten van processen.
• Plotten van het applicatielandschap (individueel en OPA) als toepassingsgebied.

Hoofdindeling en structuur van het bedrijfsfunctiemodel

Het canvas van het bedrijfsfunctiemodel is onderverdeeld in drie lagen:

1. Besturende functies
2. Primaire (waarde toevoegende) functies
3. Ondersteunende functies
   
   

Zekerheidshalve merken we hier op dat deze driedeling niet te beschouwen is als een Richting/Inrichten/Verrichten of Strategisch/Tactisch/Operationeel indeling!

Besturende functies
Het richting geven aan de organisatie door het bepalen van de gewenste strategie en de kaders waarbinnen de daarin voorgestelde veranderingen moeten plaatsvinden, het vormen van samenwerkingsverbanden om hier in vulling aan te geven en het verantwoorden of doelstellingen ook behaald zijn. In deze laag zijn de volgende vijf hoofdbedrijfsfuncties onderkend:

• Strategie en governance
• Beleid en planvorming
• Verandermanagement
• Verbetermanagement
• Verantwoording
  
  

Er is getracht zoveel mogelijk het gebruik van Engelse termen te vermijden, maar governance is een meeromvattende term dan besturing. Evenzo is ervoor gekozen om de term enterprise te handhaven, omdat ook deze term meeromvattend is dan de term organisatie.

Primaire functies
In deze laag zijn de hoofdbedrijfsfuncties geïdentificeerd die tezamen alle activiteiten ontplooien ten behoeve van de zeven provinciale kerntaken. Daarnaast voeren provincies autonome taken uit. Bedrijfsfuncties die daaruit voortvloeien kunnen onderling per provincie verschillen en moeten door de individuele provincies (als daar behoeft en/of noodzaak voor is) zelf worden ondergebracht als sub-functies in de onderkende hoofdbedrijfsfuncties. De hoofdbedrijfsfuncties mogen niet worden aangepast.

Interactie
Hier scharen we alle interactie onder tussen provincie en inwoners, bedrijven, instellingen en andere overheden. Dat varieert van het ontvangen van klachten, tot het, in netwerken, samenwerken met partners aan maatschappelijke opgaven. Ook de relatie- en lobbywerkzaamheden van o.a. de CdK vallen hieronder (sub-functie ‘Relatiemanagement’)

Beleid
Deze functie valt uiteen in beleidsontwikkeling en beleid monitoring en evaluatie conform de gangbare indelingen van beleidscycli van Hoogerwerf.

• Beleidsontwikkeling:
  
  • voor de herkenbaarheid (o.a. provinciale identiteit) is beleidsontwikkeling in zes (dezelfde) sub-functies onderverdeeld op basis van de zeven provinciale kerntaken.
  • De kerntaak ‘kwaliteit van het openbaar bestuur’ is voor de provincie voornamelijk een uitvoerende taak, en is deze niet onderkend als een aparte sub-functie, maar zit verspreid over een aantal andere functies (vb. Interbestuurlijk Toezicht en Kabinetszaken).
  • Er is niet gekozen voor een structuur die meer ingaat op ‘programma’s’ of ‘gebiedsopgaven’ omdat een bedrijfsfunctiemodel beschrijft wat een organisatie doet onafhankelijk (neutraal referentiekader) van hoe het wordt uitgevoerd.
• Beleid monitoring & evaluatie
  

Uitvoering
Hier tref je alle functies aan ter uitvoering van het beleid. Kabinetszaken is hier nog apart benoemd om ook de taken van het Kabinet en de CdK te kunnen positioneren.

Besluitvorming
Apart opgenomen om belang te benadrukken omdat politieke besluitvorming en de totstandkoming daarvan een belangrijk onderdeel is van de provinciale organisatie.

Onderzoek en innovatie
Digitalisering heeft een brede en diepe maatschappelijke en economische verandering tot gevolg. In navolging hierop transformeren overheidsorganisaties zich meer en meer naar kennisorganisaties die data-gedreven werken . Om deze ontwikkeling goed te kunnen ondersteunen is hiervoor een aparte hoofdfunctie onderkend. We realiseren ons dat innovatie doorgaans niet op één plek in een organisatie plaatsvindt, maar juist verspreid over alle functies. Om toch recht te doen aan het belang van het onderwerp innovatie, zeker in combinatie met digitalisering, hebben we ervoor gekozen om het apart te benoemen.

Gegevensmanagement
NORA en GEMMA hebben beide een apart thema ‘gegevensmanagement’ vanwege het belang van gegevens en data in een overheidsorganisatie. Denk bijvoorbeeld aan: ‘data-driven policy making’. NORA maakt nog expliciet melding van de verwijzing naar de internationale standaard van data governance: DAMA DMBOK. Vanwege de Nederlandse term bij NORA en GEMMA is besloten om die ook hier te hanteren en niet te kiezen voor de internationale variant (data governance).

Extra toelichting t.a.v. de bedrijfsfuncties Onderzoek en innovatie en Gegevensmanagement Beide bedrijfsfuncties komen voort/zijn het gevolg van steeds verdergaande digitalisering en de ambitie van de provinciale organisatie om data gedreven te werken.

Duurzaam toegankelijk informatiebeheer
Belangrijkste motivatie om gegevensmanagement en informatiebeheer los te knippen komt uit thema ‘informatie- en archiefbeheer’ van Gemma. Hierin wordt gesteld dat je enerzijds processen/functies hebt die informatie bewerken en verwerken (aanpassen) en anderzijds processen/functies die informatie bewaren in hun staat en dus niets aanpassen. Gegevensmanagement behoort tot de eerste categorie, omdat het gaat om het actueel houden van gegevens. Informatiebeheer behoort tot de tweede categorie.

Definities
Gegevensmanagement betreft het integraal en beheerst verwerken van gegevens in een organisatie zowel op strategisch, tactisch als operationeel niveau met als doel de gewenste kwaliteit en beschikbaarheid te realiseren.
Onderzoek is het verzamelen van (nieuwe) informatie om de kennis te vergroten, zodat er een advies kan worden gegeven hoe het probleem is op te lossen.
Duurzaam toegankelijk informatiebeheer: het afhandelen van inkomende en uitgaande documentstromen en de archivering van documenten (archiefbeheer) om te zorgen voor duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie, inclusief de neerslag (voor reconstructie) van het besluitvormingsproces. Toegankelijk betekent vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar en betrouwbaar voor degenen die er recht op hebben, vanaf het moment van ontstaan en voor zolang als noodzakelijk. Duurzaam betekent dat de toegankelijkheid van de informatie bestand is tegen veranderingen van elke aard.

Hieruit kan worden gesteld dat gegevensmanagement ervoor zorgdraagt dat gegevens worden ingewonnen/verzameld en beheerd volgens vastgestelde kwaliteit, en te gebruiken zijn/moeten in de (primaire) processen. De beheerde gegevens zijn tevens de basis voor de bedrijfsfunctie Onderzoek & Innovatie. Onderzoek kan b.v. in de vorm van Data Science zijn.

Ondersteunende functies
De ondersteunende functies zorgen ervoor dat de juiste mensen en middelen beschikbaar zijn zodat de overige functies uitgevoerd kunnen worden. De bedrijfsfuncties in deze laag zijn gebaseerd op de SCOPAFIJTH onderverdeling. Inkoop- en contractmanagement missen in deze onderverdeling en zijn toegevoegd, Informatievoorziening en Technologie zijn samengenomen.

Beschikbare views

Van het provinciale bedrijfsfunctiemodel zijn twee verschillende views beschikbaar; hoofd- en detailview. In de hoofdview zijn de tweedelaags sub-functies van de besturende- en ondersteunende laag weggelaten. Alle sub-functies van de primaire laag worden in beide views getoond.

• Hoofdview BFM
• Detailview BFM