Procesarchitectuur
Deze sectie van de PETRA-wiki gaat over procesarchitectuur. Hieronder is de eerste uitwerking te vinden van de referentie-architectuur en is opgesteld door een werkgroep binnen PPA in de periode januari - oktober 2022.
Doel
De toepassingsmogelijkheden van de procesarchitectuur is breed en het gebruik is niet alleen gelimiteerd tot de architectuur functie, maar is vooral ook voor de organisatie (business) bedoeld.
De procesarchitectuur draagt bij aan integraal werken en helpt verkokering te voorkomen. Het kan gebruikt worden als basis om inzicht te geven in de impact van veranderingen op basis van bijv. strategische keuzen, kosten, baten, risico’s en knelpunten. Daarnaast is het ook een goed instrument om te gebruiken voor discussies rondom eigenaarschap en scope (van bedrijfsprocessen) en de afbakening van projecten. Het helpt de afstemming tussen processen, organisatie-onderdelen en informatiesystemen te verbeteren.
De procesarchitectuur dient als basis/kapstok voor meer gedetailleerde procesbeschrijvingen en zorgt ervoor dat deze een duidelijke samenhang hebben en een soortgelijk abstractieniveau. Op basis van dit referentiemodel zijn provincies in staat om hun eigen procesmodel op te zetten en invulling te geven aan procesmanagement.
Scope
In deze versie van de procesarchitectuur is ervoor gekozen om alleen de clusters van bedrijfsprocessen van de ambtelijke organisatie en het dagelijks bestuur op te nemen. Dit betekent dat bedrijfsprocessen van Provinciale Staten (PS) en de Griffie buiten scope van dit model zijn geplaatst. We beschouwen PS als een black box. Ondersteuning van de griffie door de ambtelijke organisatie wel in scope. Hiermee komt indirect de ondersteuning van PS ook aan de orde.
Als hoogste niveau in de proceshiërarchie is Bedrijfsprocescluster gekozen. Ketenprocessen zijn buiten scope geplaatst, omdat we deze beschouwen als een samenwerking tussen organisaties (bedrijfsinteractie) en als een keten van bedrijfsprocessen van twee of meer organisaties.
Qua diepgang blijft deze eerste uitwerking op het hoogste niveau van proceshiërarchie. In de volgende uitwerking zullen we de laag van bedrijfsprocessen uitwerken.
Definitie 'proces'
Een proces is een mechanisme dat output maakt van input op een voorspelbare wijze. De wijze waarop een proces dat doet wordt bepaald door de inrichting (middelen) en door de sturing (stuurinformatie).
De inrichting maakt dat de mensen met de juiste kennis en vaardigheden klaar staan om het proces uit te voeren, de machines (computers, strooiwagens etc.) beschikbaar zijn, alsmede alle andere benodigdheden om het proces uit te kunnen voeren. De sturing maakt dat de mensen geïnstrueerd en de machines geprogrammeerd zijn om de handelingen op de gewenste wijze en volgorde te verrichten. Op die manier is het voorspelbaarder hoe het eindproduct tot stand komt en met welke kwaliteit.
Doordat een proces gestuurd kan worden, komt meteen naar voren dat op waardetoevoeging gericht kan worden. Dat leidt tot de definitie uit de NORA [1]
Een proces is een geordende reeks van (in-)direct waarde toevoegende handelingen en oordelen door een mens of machine gericht op een bekend resultaat.
Binnen de definitie van een proces worden 3 typen processen onderscheiden: sturende, primaire en ondersteunende processen.
Dit is voor vrijwel alle referentiearchitecturen gangbaar en is ook in lijn met best practices uit BIZBOK [2] (Business architecture Body of Knowledge). De PETRA hanteert voor deze begrippen dezelfde definities als de GEMMA:
| Type | Definitie | Voorbeeld |
| Sturende processen | De processen die zorgen voor het vormen van de strategie van de ambtelijke organisatie, en het programmeren en evalueren hiervan. Deze processen zijn door het voortbrengen van kaders en de doelen vooral gericht op het aansturen van de primaire processen van de provincie. Deze processen hebben interne klanten. | Het proces "Opstellen Jaarplan" |
| Primaire processen | Processen die gericht zijn op het door de organisatie leveren van toegevoegde waarde aan haar omgeving. Het zijn processen waaraan de organisatie haar bestaansrecht ontleent. Deze lopen van klant (aanvraag) en/of samenleving (maatschappelijke behoefte) tot diezelfde klant (product) en/of samenleving (effect in de stad). Deze processen hebben externe klanten. | Het proces "Behandelen vergunning-aanvraag" |
| Ondersteunende processen | Processen die resultaten voortbrengen die niet direct zichtbaar zijn voor de burger, maar essentiële ondersteuning leveren voor het effectief kunnen uitvoeren van de primaire processen, andere ondersteunende processen of de gehele organisatie. Deze processen hebben interne klanten. | Het proces "Aanbesteden van goederen en diensten" |
Proceshiërarchie
Processen bestaan op verschillende niveaus. Qua hiërarchie blijven we in lijn met GEMMA en kiezen ook voor:
Hier clusteren we sommige bedrijfsprocessen tot bedrijfsprocesclusters om het geheel overzichtelijk te houden. Het gaat dan bijvoorbeeld om bedrijfsprocessen die gelijksoortige/zelfde categorie producten of diensten voortbrengen of vergelijkbare (kern)taken betreffen (b.v. vergunningen, subsidies) Dit doet GEMMA ook en leidt eigenlijk tot een extra laag/lagen.
Als definities van deze lagen hanteren we:
| Element | Omschrijving |
| Bedrijfsproces | Een bedrijfsproces (ook wel genoemd klant-tot-klantproces) is een onder verantwoordelijkheid van één organisatie (Provincie) uitgevoerde, geordende reeks werkprocessen, gerelateerd aan een interne of externe klant en gericht op het leveren van een dienst aan die klant. |
| Werkproces | Een werkproces is een onder verantwoordelijkheid van één bedrijfsfunctie uitgevoerde, geordende reeks processtappen, gericht op het leveren van een deeldienst die een noodzakelijke of gewenste bijdrage levert aan een uiteindelijk aan de klant te leveren dienst. |
| Processtap | Een processtap is een onder verantwoordelijkheid van één persoon (rol) handmatig of geautomatiseerd ononderbroken uitgevoerde, geordende reeks handelingen gericht op het bijdragen aan de levering van een deeldienst. |
| Handeling | Kleinst mogelijke eenheid van werk, uitgevoerd door één persoon of machine op één plek op één moment. |
Interprovinciaal bedrijfsprocesmodel
De volgende richtlijnen zijn gehanteerd bij het identificeren van de bedrijfsprocesclusters:
- De primair e processen zijn in twee groepen verdeeld (beleidsprocessen, uitvoeringsprocessen) om duidelijk te maken dat ‘het maken van beleid’ een primair product van de provincie voor de buitenwereld is en niet de connotatie van ‘intern beleid’ heeft.
- Onafhankelijkheid van producten / thema’s. In de bedrijfsprocessen benoemen we dus niet of het bijvoorbeeld over Natuur- of Energie Beleid gaat, maar houden we het op ‘Beleid’
- De sturende processen zijn afgebakend op de Ambtelijke processen. Het bestuurlijke deel is buiten scope.
- Herkenbaarheid. De onderkende bedrijfsprocesclusters moeten aansluiten bij de belevingswereld van het (top)management en de medewerkers. Dit is belangrijker dan een technisch perfect model.
- Overzichtelijkheid. Het streven was maximaal 30 clusters te onderscheiden
- Naamgeving van een bedrijfsprocescluster bestaat uit ‘werkwoord + zelfstandig naamwoord’
Beschrijving van het bedrijfsprocesmodel
Het canvas van het bedrijfsprocesmodel is onderverdeeld in drie lagen:
- Sturende processen
- Primaire processen
- Ondersteunende processen
Sturende processen
Op de sturende laag hebben we ons beperkt tot de clusters die processen bevatten met betrekking tot de ambtelijke organisatie. Het bepalen van een visie en strategie gaat dus nadrukkelijk over de interne organisatie en betreft niet de Omgevingsvisie bijvoorbeeld.
De politieke processen, waarbij GS (en PS) bestuurlijk overleggen en besluiten nemen, hebben we om die reden niet op de sturende laag opgenomen. Deze komen terug op de primaire laag.
Primaire processen
Er is een visuele scheiding gemaakt tussen de clusters over ‘beleidsprocessen’ en ‘uitvoeringsprocessen’. Beide zijn primaire groepen clusters en leveren producten/diensten op voor de buitenwereld. De groep ‘beleidsprocessen’ moet hier dus niet verward worden met het opstellen van (intern) organisatiebeleid; dat is weergegeven op de sturende laag.
Daarnaast zijn de primaire procesclusters niet gemodelleerd in een procesvolgorde.
Ondersteunende processen In de ondersteunende procesclusters zit ook een beleidsvormend aspect voor dat onderwerp of thema. Dit is dan wel intern georiënteerd, aangezien de ondersteunende processen(clusters) ter ondersteuning van de primaire en sturende procesclusters zijn. Een voorbeeld is: er wordt in de organisatie informatiebeveiligingsbeleid opgesteld, waarin kaders en afspraken staan t.a.v. informatiebeveiliging die gevolgen hebben voor medewerkers en applicaties. Deze beleidsvorming is op clusterniveau niet zichtbaar gemaakt, maar wordt – naar verwachting – duidelijk als het model een niveau dieper wordt uitgewerkt.
Beschikbare views
Van het provinciale bedrijfsprocesmodel zijn de volgende views beschikbaar:
- Volledig model op clusterniveau
Doorontwikkeling van het procesmodel
Dit is een eerste versie van het model. Hierbij focus alleen nog maar op de clusters en de toelichtingen over scope/reikwijdte en sturend/primair/ondersteunende processen. In later stadium willen we nog toevoegen:
| # | Omschrijving |
| 1 | De relatie tussen PDCA-cyclus en het procesmodel plotten.
Aparte PDCA cyclus op ondersteunende processen, maar daarnaast een gecombineerde over sturende en primaire processen? Zie ook: http://123management.nl/0/020_structuur/a231_structuur_01_besturende_processen.html |
| 2 | Een aparte pagina opnemen op wiki over procesmanagement in het algemeen. Hierin ook info en uitleg over vb. BPMN |
| 3 | Procesmodel uitwerken naar de laag van bedrijfsprocessen. Levert dan een hoofd- en detailview op |
| 4 | Een uitwerking opnemen over ketenprocessen |
| 5 | Aanpassen van PETRA kennismodel m.b.t. de definities van bedrijfsproces, werkproces, processtap en handeling |