Als het bevoegd gezag gaat samenwerken met regiopartners zal de casemanager daarvoor een samenwerking in de DSO Samenwerkingsfunctionaliteit component (DSO-SWF) initiëren. De initiator van de samenwerking (de casemanager) wordt geregistreerd als eigenaar en krijgt alle rechten op de samenwerkmap die daarmee samenhangen.
Bij het starten van de samenwerking kan het verzoeknummer van de (meervoudige) aanvraag opgegeven worden. In dat geval wordt de samenwerking gekoppeld aan het betreffende verzoek en wordt éénmalig de inhoud van de werkmap van het verzoek overgenomen (kopie) in het samenwerkdossier. Ook kan het bevoegd gezag uiteraard eigen documenten in het samenwerkdossier toevoegen. De initiator van de samenwerking kan er ook voor kiezen om geen verzoeknummer op te geven. De samenwerkmap moet dan zelf gevuld worden met de gegevens van de aanvraag. Dit geeft de mogelijkheid om één samenwerking aan te gaan voor de behandeling van meerdere losse aanvragen (van dezelfde aanvrager) die aan elkaar gerelateerd zijn.
De initiator van de samenwerking krijgt per document in het dossier de mogelijkheid (niet verplicht) aan te geven of dat document vertrouwelijke (privacy/bedrijfsgevoelige) informatie bevat of niet. Documenten die vanuit de werkmap zijn overgenomen krijgen het vertrouwelijkheidsniveau mee dat tijdens het opstellen van het verzoek door de initiatiefnemer er aan is toegekend.
Vervolgens kan de initiator (de casemanager) de ketenpartners uit de regio uitnodigen deel te nemen aan de samenwerking door ze te autoriseren voor het samenwerkdossier. Dit gebeurt op basis van het OIN of KvK-nummer van de ketenpartner. Autorisatie op organisatie niveau dus.
Hierbij kent de initiator aan de ketenpartner een label toe dat aangeeft of deze wel of niet toegang heeft tot documenten die als “vertrouwelijk” zijn bestempeld. De ketenpartner kan via eHerkenning inloggen en krijgt daarmee toegang tot het samenwerkdossier en de documenten die passen bij het vertrouwelijkheidlabel dat de initiator voor hen heeft ingesteld. De initiator heeft de mogelijkheid om per document af te wijken van bovengenoemd autorisatiemechanisme.
Alleen de initiator (de casemanager) van een samenwerking kan autorisaties aanmaken en verwijderen, dus eenmaal geautoriseerde deelnemers aan de samenwerking kunnen niet op hun beurt anderen autoriseren. De initiator heeft altijd alle rechten op alle documenten in de samenwerking.
Na afloop van de behandeling van een verzoek moet de initiator (de casemanager) de samenwerking weer stoppen. Alle autorisaties op het dossier worden ingetrokken en het dossier wordt gesloten. Alle ketenpartners in de samenwerking blijven toegang houden totdat het samenwerkdossier is verwijderd, maar er kan niets meer aan het dossier worden gewijzigd of toegevoegd. Voor zover dit nog niet gebeurd is moet alle te bewaren informatie overgenomen worden in de lokale systemen om aldaar duurzaam te beheren (zie ook §8.1).
Tenslotte, nadat de samenwerking is beëindigd, dient het complete samenwerkdossier met inhoud handmatig (door de initiator) fysiek te worden verwijderd. De bewaartermijn van informatie in het samenwerkdossier wordt vastgesteld in het Invoeringsbesluit. Vooralsnog wordt uitgegaan van een bewaartermijn één (1) jaar. Na afloop van deze periode moet het samenwerkdossier in zijn geheel zijn verwijderd. Een maand voor afloop van de bewaartermijn ontvangt de initiator een notificatie dat de bewaartermijn verloopt. Het samenwerkdossier wordt na het verstrijken van de bewaartermijn automatisch verwijderd door DSO-SWF indien deze nog niet is verwijderd door de initiator.